【資料作成入門】資料作りの手順や実践時のコツなどをご紹介

Googleアナリティクスのログイン画面のスクリーンショット。

こんにちは、本田です。

このままでは当ブログの今年最後の更新がお菓子の話題になってしまうと気づいたため、年末ながら急遽筆を執った次第です。

今回は私が日々担当することの多い、主に社内に向けた資料作りについて解説していきたいと思います。

ここでいう【資料】とはおおむね、社内の営業や上司、社外では代理店様やクライアント様といった利害関係者に向けた、自社で運営する媒体の情報をわかりやすくまとめたファイルを指します。

代理店様サポートのために販売を促進できる材料を探すこともありますし、営業からの疑問に答えるために資料を作ることもあれば、自分で立てた推論・仮設を検証するために分析を行い社内に共有することもあります。

社外向けの資料ではデータを見せる範囲の吟味、資料のデザイン、案内方法などを考えなければいけませんので勝手が違いますが、社内向けの場合は体裁はある程度見られるものであれば良く、細かくこだわらないことが多いです。

資料作成の手順

個人的には、ほとんど常に以下のように資料作成を進めます。

  1. 資料の設計
  2. データ収集
  3. 集計作業
  4. チェック
  5. 分析 ・考察

各項目について、1つづつ詳しく解説していきます。

資料の設計

設計段階では、資料を作る目的の再確認をしたり、資料の完成形をしっかり決める必要があります。この時点で、どういうデータをどのような形で提供するか完成形をイメージできていなければ、手を動かしている最中にああでもないこうでもないと行ったり来たり悩む羽目になり、時間を無駄にしてしまいます。

具体的には以下のようなことをしっかり考えていかなければいけません。

  • 誰に見せるか?
  • 必要な情報はなにか?
  • ツールはなにを使うか?
  • データ元はどこか?
  • どう見せればわかりやすいか?

特に意識するべきこととして、最終的に資料を見せる相手が本当に求めているものを提供する必要があります。事前に可能な限りすり合わせを行うことで、作った資料が役に立たないという悲劇を回避することができます。

データ収集

以下のようなツールを使用し、データを収集していきます。

基本的にはアナリティクス・サーチコンソール・データベースだけで必要なデータを集められますので、 上記ツールの中にはすでに社内で使用していないものもあります。

定量的な数字を根拠に分析を行うことが多いため、ヒートマップなどは私の資料内にはあまり出てきません。

最近はテキストマイニングツールが初めて役に立つ瞬間がありました。資料作成の最中にも新たな発見や思いも寄らない結果が出てくるのは新鮮で楽しいものです。

集計作業

具体的な資料の形になるのはこの段階です。収集したデータはおおむねcsvファイルとして複数存在していることが多いので、これらを1つの場所に集めて集計し、グラフなどで視覚化していきます。

実際に使われる機会が多いのは以下のようなツールでしょうか。

個人的には使い慣れており集計作業に強いという理由で、エクセルとデータポータルをよく使います。 最も自由度が高いのはPhotoshopやIllustratorかと思いますので、特に社外向けの場合はデザイナーの力を借りてPDFにする場合もあるでしょう。

Googleスライドを使ったこともありますが、無料ながらなかなか機能がそろっており、将来的にマイクロソフトの牙城を崩すこともできるかもしれないと感じました。

チェック

集計された数字が本当に正しいかどうかの検証作業を行います。

資料の重要度や繁忙期かどうかなどを鑑みる必要はありますが、できれば他の社員に協力してもらいダブルチェックを受けるのが望ましいです。社内全体に共有する前に資料について話し合うことができるメリットもあります。

この段階で誤りや不足などが発覚した場合、データ収集まで差し戻しが発生することもありますので、設計の重要さがわかるというものです。

データの不足に触れましたので少し補足しておくと、様々な資料を作って学んだことの1つに、足りないより余分な方が良いということがあります。作成途中で「やっぱりあのデータもあったほうが良かったな」と気づき、結果として収集からやり直すはめになったこともあります。使わないかもしれない関連項目でも、迷ったときは一応資料に記載しておくべきです。不要なデータを引き算をするのは削除するだけですので簡単ですが、あとあとから足し算するのは思いのほか手間がかかるものです。

分析・考察

ここが一番大事な段階ですので、最も時間をかけたい部分です。資料化を行うだけで締め切りが来てしまうと、ただ数字を出すだけであって、その数字からなにを読み取れるのかを深堀りすることができなくなってしまいます。

資料自体はメールやslackで社内に送りますが、その際に補記として考察を書くこともあれば、資料自体に分析内容を書き込むこともあります。状況次第ですね。

ここまで来て、考えていた通りの結果が出なかった場合は、資料を破棄することもあります。

終わりに

資料はあくまで議論のたたき台や意思決定のための材料として使用されるものです。同じ資料を見ても、視点が違う以上、考えることや出す結論は人それぞれです。1人で結論を決めつけてしまうのではなく、営業、内勤、時には経営者も含めた判断が必要になることもあるでしょう。

資料を作ることが終わりではなく、あくまでそこからが始まりであることは意識しておくべきかと思います。資料を受け取った側にもそのことを考えていただき、自由闊達な意見交換ができることを個人的に楽しみにしています。

なんとか話をまとめることができた気がします。この記事が皆さんの参考になれば幸いです。

それでは皆さん、よいお年を。

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投稿者: 本田

内勤です。自社媒体の管理・進行業務を主に担当しています。そのほか、販促広告の運用、営業・代理店に向けた資料作りなどを任されることが多いです。エクセルとアナリティクスを触らない日はないと言っていいと思います。好きなCSSはdisplay: flex;。